礼品到仓时，实物、预约和车辆交接看起来都能对上，唯独没有随货单，最容易出现的误判是：货既然已经进了仓，就顺手做成可用库存。随货单缺失不必然意味着拒收，但它会让来源、明细和后续结算缺少可核对的凭据。因此，是否把货搬进仓内，和是否正式入账、能否用于拣货，应当分开处理。
先判断能否建立临时收货
仓库可先核对入仓预约、采购或调拨来源、送货车辆与交接人信息，并清点到货箱数、留存现场照片。这些信息能与预约基本对应时，可以建立临时收货记录：给该批货单独编号，标明到货时间、实际箱数、保管库位、签收人及缺失的随货单。临时收货的作用是确认仓库已接管保管，不是确认货品已经验收合格或可用于履约。
若连来源依据、交接信息都无法提供，或到货与预约存在明显不符，就不宜仅凭送货人口头说明接收为临时库存。此时应保留现场异常信息，联系预约方或供货方确认后再决定是否接收。无论哪种情况，都不要把尚未核实的数量直接写进可用量。
临时收货与正式入账分别管什么
临时收货状态下，货物可以放入指定保管位置，但应与可拣货库存隔离。记录中至少写清缺失单据、补件责任人和复核节点，使后续人员知道这批货处于待核状态，而不是遗漏了操作。临时记录也不能替代采购验收、货权确认或数量结算；货已在库，不代表这些责任已经完成。
正式可用库存入账则意味着系统中的SKU、数量和批次可以被排单、拣货和对账使用。两种状态的区别不在于货是否过了仓门，而在于证据是否足以支撑库存的使用和责任归属。把两者混为一项，后面一旦发现单据数量、规格或批次与实物不一致，已排出的订单和账务都需要回溯。
资料补齐后再完成状态转换
补交随货单后，不宜只看“单据已经来了”。仓库应将随货单上的SKU、数量明细与临时收货记录、现场实物逐项核对。一致的，才能从待补凭据状态转为正式入账；存在差异的，继续保留待核状态，并形成异常差异记录，交由预约方或供货方确认。
这里不建议通过手工调整可用量来消除差异。手工改数会掩盖单据与实物之间的原始问题，也会让后续交接难以追溯。不能确认的到货不进入排单，既是为了避免错发，也便于把补件、复核和责任确认留在同一条记录里。
交接时把三类记录一并留存
最终交接给库存或运营人员时，应同时保留临时收货编号、缺失单据与补件结果、正式入账或继续待核的结论。这样，下一位处理人看到的不是一句“货已到”，而是清楚的库存状态：可保管但不可用，还是已核对后可用于出库。对礼品云仓而言，这个区分能避免把暂存责任误当成了可用库存责任。
