负责发放的同事把所需礼品数量交给采购后，采购要判断这款商品能否按该数量买到并寄出。礼品代发平台对单款礼品没有可以在所有服务间套用的统一起订量：目标商品允许所需数量，且对应数量与地址的配送报价可接受，才能按需下单。若起订量高于需求，就比较多购与换款；数量规则或少量配送费用不明时，暂不能判断该商品适合采购。
需求方交付的是商品配置，不只是人数
采购需要收到明确的商品名称、规格、所需件数、收件地址分布和发放安排。相同名称下不同规格可能对应不同购买条件；一份礼品包含多件商品时，也应区分礼盒份数与单品件数。若有多个收件人，要说明每人各需多少，而不是仅给出总人数。这样服务方才能针对实际配置确认起订和配送，而采购也能发现总数足够但分送条件不适合的情况。
商品页如果写有起订数量，要看该数字适用于哪种规格、包装及购买方式。页面上的数量选择器可以辅助判断，但仍需结合订单条件确认这一数量能否完成购买与代发。平台宣传支持一件代发，并不自动证明目录里的每款商品都能只买一件；反过来，也不能因为某款有起订要求就认定全部商品都有相同门槛。
采购与服务方核对数量口径
采购应将实际配置交给礼品代发平台的商品或订单联系人，确认起订门槛按单款、规格、订单还是其他约定口径计算，以及不同收件地址能否合并计算。起订量与周期最低消费是不同条件：前者关系到特定商品能否以所需件数购买，后者可能关系到某段时间的消费承诺。满足其中一项，不意味着另一项也已经满足。
数量可以购买后，还需获得该数量和地址组合的完整报价。少量商品的单价、包装和配送可能与另一数量的报价不同，能提交商品数量不等于每个地址的寄送费用已经包含。若服务方只说明商品单价，采购还无法算出满足发放需求的总支出；应补齐配送及适用服务项目，再与预算比较。具体价格和数量以针对订单的答复为准。
还应确认多地址订单中的最低数量如何应用：如果门槛按每个收件地址分别计算，合计件数达到要求也未必能够按原名单分送；如果允许按整批合计，仍需确认各地址的配送费用和可承接数量。两种口径会直接改变采购数量和发放安排。
预算负责人比较多购与换款
假设需求方只需六份礼品，商品甲的适用起订量经确认是十份；商品乙允许购买六份。假设甲的十份商品及配送总价为六百元，乙的六份商品及配送总价为四百八十元，且两份报价均覆盖同样的收件安排。甲需要多买四份，采购应把整笔六百元计入本次支出，而不是只比较六份甲的估算价格。数字仅用于演示，不代表实际门槛或报价。
预算负责人还要判断多出的四份是否有确定用途、保存条件是否可接受，以及商品乙是否符合需求方对规格和发放体验的要求。若多购后的总价可接受且余量有用途，可以选择甲；若余量无用或预算不足，而乙满足用途和配送要求，则换款可能更合适。若两者都不合适，可调整需求或寻找其他服务，不能为了满足门槛而把多购成本忽略。
若商品甲可以按六份购买，却只给出不含配送的价格，也不能直接认定它比乙便宜。需按同一批地址、件数和包装比较完整费用；若某种方案要集中收货再自行转寄，还应把转寄支出和相应安排纳入比较。计算应标明哪些费用已经确认、哪些仍未知，避免用估计值伪装成服务方报价。
未决条件交由对应联系人处理
采购将选定规格、所需数量和地址安排交给服务方订单联系人；需求方负责确认替代商品或多购数量能否使用，预算负责人负责判断完整支出是否可接受。若商品页与订单答复对起订量不一致，请商品或订单联系人明确目标规格实际适用的数量；若数量已明确但少量配送报价缺失，请订单联系人补充各地址的费用和包含范围。争议未解决时，采购保留待确认状态并暂停下单；收到明确条件后，再由需求方和预算负责人决定按需购买、多购或换款。
