客户自备礼盒送到仓库，只说明材料已经到达，不说明材料可以直接用于礼品代发。如果尺寸、数量、适用商品、批次用途和余料处理没有证据，直接装箱容易造成适配不符、批次错用和材料归属争议。
到货先做材料验收，不直接领用
应对照客户提供的材料清单，核对到货数量、外观状态、规格和礼盒本身的装配条件，再与目标礼品的尺寸、形态及已确认的包装要求比较。必要时用目标礼品或确认过的规格进行适配检查，并记录验收结果及不符合项。材料送达仓库不等于已经验收通过。
适配验收和使用范围要分开记录
某批礼盒通过适配检查，也不代表它可以用于所有订单。应根据客户确认的商品、SKU、订单或发货批次设置使用范围，并让材料上的批次标识能够与领用记录对应。没有确认适用范围时，不要因为外观相同就把客户材料挪用到其他批次。
领用数量要能回查
进入装配或拣货环节时，记录对应的订单或批次、领用数量和剩余数量。若材料尚未完成批次标识，先补齐标识和用途记录，再安排使用。这样才能区分客户提供的材料、实际消耗量和仍在仓内的余料，避免把包装材料混入普通耗材统计。
余料归还或处置必须另行授权
未用礼盒或包装材料应单独确认处理方式，例如归还客户、继续保管或按客户明确授权进行处置。应留存确认人、适用范围和清点结果。不能默认代发方拥有余料，也不能因为材料已经拆箱或部分使用，就自行决定转用、丢弃或交给其他订单。
用一份交接记录收口
- 客户自备材料清单、到货数量和状态；
- 尺寸适配及装配验收结果；
- 允许使用的商品、订单或批次范围；
- 领用数量、剩余数量和材料位置；
- 余料归还、保管或处置授权及确认记录。
验收、适用范围或余料授权中任一项缺失时，材料应保持待处理，不投入批量制作，也不自行处置。资料齐全后，由仓库、运营和客户确认方按同一份记录完成清点与交接，后续领用和余料处理都以该记录为准。
