礼品代发的样品确认，不等于后续到货可以直接入库。实物颜色、尺寸、材质或包装与确认样品不一致时，先把这批货标记为待验收，避免它和合格库存混在一起。
先固定对照依据
验收人员要找到当时确认的样品版本：包括照片或视频、规格备注、包装方式、配件清单和确认时间。不要拿最新聊天截图去替代原记录，也不要只凭记忆判断“差不多”。同时记录到货批次、箱号、数量和抽检位置。
按差异类型拍照记录
外观差异要拍整体和局部，规格差异要量尺寸或称重，配件差异要按清单逐项核对，包装差异要记录内外包装和封装方式。照片中尽量带上批次或箱号，文字说明写清“样品是什么、到货是什么、差异在哪里”。这样后续复核时能对应到具体货物。
三种情况分别处理
如果只是记录允许的色差、批次标签变化，且规格、功能和包装要求都符合，可以按验收记录入库，并把差异备注在库存资料里。若差异可能影响发货展示、客户体验或拣货识别，应暂缓入库，把货物放到隔离区，等待商家确认是否接受、返工或更换。
涉及材质、尺寸、功能、数量或安全标识的重大差异，不能由仓库单方面放行。应把样品记录、到货照片、抽检结果和供应批次一起提交复核，明确“按样品执行”“接受变更”或“整批退回”的处理意见后再操作。未得到结论前，不要把这批货分配到待发订单。
入库结果要留下闭环
最终记录至少包含验收人、时间、批次、差异描述、照片位置、处理意见和库存动作。若允许入库，注明适用的规格或包装版本；若隔离或退回，标出数量和存放位置。后续订单引用的商品资料也要与本次结论保持一致，避免同一批货再次被当成原样品发出。
